1. UYGULAMALAR

1.1. İtiraza konu olabilecek durumlar aşağıda sıralanmıştır:

• Başvuru şartlarına uygunluk
• Sınav süreçleri
• Sınav sonuçları ve belgelendirme kararları
• Gözetim, yeniden belgelendirme sonrasında alınan kararlar
• Belgenin iptal edilmesi, askıya alınması ile ilgili alınan kararlar

1.2. Merkez Personelinin belgelendirme işlemleri ile ilgili (başvuru alma, sınav yapma vb) uygunsuz davranışları, gizlilik, tarafsızlık ve güvenlik ile ilgili uygunsuzluklar, belgelendirilmiş kişinin sunduğu hizmet ile ilgili kurum ve kuruluşlardan bildirilen uygunsuzluklar gibi her türlü durum veya işlem şikayet konusu olabilir.

1.3. Merkez faaliyetlerine yönelik, özel ve tüzel kişilerin itiraz ve şikâyetlerinin olması halinde, İtiraz/Şikâyet Formunu, Merkezin internet sitesinden temin edebilir.

1.4. İtiraz ve Şikâyet formları e-posta, faks, elden, veya posta ile merkeze teslim edilir. Bunun dışında sözlü başvurular da ilgili formlara işlenerek kayıt altına alınır.

İTİRAZLAR:

• EMSAD MYM, itirazları ele alma sürecinin her seviyesindeki tüm kararlardan sorumludur. İtirazların değerlendirilmesi, İtiraz ve Şikâyet Komitesi’ne havale edilmesi, değerlendirme sonucunda ortaya çıkan görüş doğrultusunda kararların verilmesi, uygulanması, başvuru sahibine gerekli yanıtların iletilmesi ve kayıtların gerekli şekilde kapatılıp kapatılmadığının kontrolü EMSAD MYM Müdürü tarafından gerçekleştirilir. İtirazlar kuruluş içerisinde itiraza konu kişinin haricindeki bir başka kişiye (Sınav Yapıcı/Değerlendirici, İç Doğrulayıcı, Karar Verici) Kalite Yöneticisi tarafından incelenmek ve değerlendirilmek üzere verilir. İtiraz, Kalite Yöneticisi ile ilgili ise süreci EMSAD MYM Müdürü yönetmektedir.
  
• EMSAD MYM’ye iletilen itiraz ve şikâyetlerin değerlendirilmesi, ilgili kişi aleyhine herhangi bir ayrımcı davranışa yol açmamak adına bağımsız bir İtiraz ve Şikâyet Komitesi ile güvence altına alınmıştır.
  
• İtiraz ve şikâyetler web sitemizde yayınlanan İtiraz/Şikâyet linki üzerinden elektronik olarak ya da “FR.08 No’lu İtiraz ve Şikâyet Formu” nun doldurulması suretiyle EMSAD MYM’ye elden ulaştırılarak teslim edilir ya da mail yoluyla ve yazılım üzerinden iletilir. Sınav sonuçlarına ilişkin yapılacak itirazlar, sonuçların açıklanmasını takiben 7 (yedi) gün içinde yapılmalıdır. Bu sürenin geçirilmesi durumunda sınavlara ilişkin yapılacak itirazlar kabul edilmez.
  
  Kalite Yöneticisi tarafından itirazın değerlendirilmesi (itirazın gerçekliği, itirazın EMSAD’ı ilgilendirilmesi ve/veya itiraz ya da Şikâyet olup olmadığı hususları) yapılır. Bu değerlendirme itirazın alındığı tarihten itibaren en geç 7 (yedi) gün içerisinde gerçekleştirilmektedir. Kalite Yöneticisi yaptığı değerlendirme sonrasında itiraz kuruluş içerisinde itiraza konu kişinin haricindeki bir başka kişiye (Sınav Yapıcı/Değerlendirici, İç Doğrulayıcı, Karar Verici) incelenmek üzere verilir. Bu inceleme sonucu, EMSAD MYM tarafından itiraz edene bildirilir. Sonuç, kişi lehine ise DÖF açılır ve adaya sonuç iletilir. Sonuç kişinin aleyhine olup, kişinin sonuca tekrar itiraz etmesi durumunda İtiraz ve Şikâyet Komitesi 7 (yedi)  gün içerisinde toplanır. Konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en geç 15 (on beş) gün içerisinde itiraz veya şikâyetle ilgili ayrıntılı bir görüş sunar. Ancak Komite15 (on beş) gün içinde görüşünü oluşturamayacak ise gerekçesini EMSAD MYM Müdürüne bildirerek bu süreyi bir 15 (on beş) gün kadar daha uzatabilir. Sunulan görüş doğrultusunda EMSAD MYM Müdürü, Kalite Yöneticisi istişare ederek, itirazı karara bağlar. İtiraz sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılabilir.
• İtirazın sonucu itiraz sahibine Resmi olarak bildirilir.

ŞİKAYETLER

• EMSAD MYM, şikâyetleri web sitesi üzerinden yazılım yolu ile mail yoluyla ya da elden “FR.08No’lu İtiraz ve Şikâyet Formu” almaktadır.
  
• EMSAD MYM, şikâyet edeni şikâyetin alındığı konusunda bilgilendirmekte, ilerleme raporlarını ve sonucu kendisine resmi olarak sunmaktadır.
  
• Şikâyetlerin değerlendirilmesi için ilk önce ilgili şikâyetin EMSAD MYM faaliyetleri ile ilgili olup olmadığı EMSAD MYM Müdürü tarafından incelenir ve bu doğrultuda harekete geçilir.
  
• EMSAD MYM, alınan tüm şikâyetleri yapıcı, tarafsız ve vakitli bir şekilde ele almaktadır. Şikâyetin ele alınması, gizliliğin korunması prensibine dayalı olarak şikâyette bulunan kişinin kimliği ve şikâyetin ne olduğu gibi konular gizlilik şartlarına göre gerçekleştirilir.
  
• Yapılan şikâyetlerin EMSAD MYM Müdürü tarafından değerlendirilmesi ve sonucunun açıklanması şikâyetin alınmasını takiben 15 (on beş) gün içinde yapılmaktadır.
  Şikâyetle ilgili değerlendirme sonucu şikâyet sahibine resmi olarak bildirilir.
  
• Sonuca gene itiraz edilmesi durumunda İtiraz ve Şikâyet Komitesi 7 (yedi) gün içerisinde toplanır.
  Konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en geç 15 (on beş) gün içerisinde itiraz veya şikâyetle ilgili ayrıntılı bir görüş sunar. Ancak Komite 15 (on beş) gün içinde görüşünü oluşturamayacak ise gerekçesini EMSAD MYM Müdürüne bildirerek bu süreyi bir 15 (on beş) gün kadar daha uzatabilir. Sunulan görüş doğrultusunda EMSAD MYM Müdürü ilgili personelle istişare ederek, şikâyeti karara bağlar.
  
• Şikâyet sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılabilir.

İtiraz ve Şikayet Formu için aşağıdaki bağlantılara tıklayınız.

İTİRAZ ve ŞİKAYET FORMU