İTİRAZ VE ŞİKAYETLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ PROSEDÜRÜ VE
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. UYGULAMALAR

1.1. İtiraza konu olabilecek durumlar aşağıda sıralanmıştır:
• Başvuru şartlarına uygunluk
• Sınav süreçleri
• Sınav sonuçları ve belgelendirme kararları
• Gözetim, yeniden belgelendirme sonrasında alınan kararlar
• Belgenin iptal edilmesi, askıya alınması ile ilgili alınan kararlar
1.2. Merkez Personelinin belgelendirme işlemleri ile ilgili (başvuru alma, sınav yapma vb.) uygunsuz davranışları, gizlilik, tarafsızlık ve güvenlik ile ilgili uygunsuzluklar, belgelendirilmiş kişinin sunduğu hizmet ile ilgili kurum ve kuruluşlardan bildirilen uygunsuzluklar gibi her türlü durum veya işlem şikayet konusu olabilir.
1.3. Merkez faaliyetlerine yönelik, özel ve tüzel kişilerin itiraz ve şikâyetlerinin olması halinde, İtiraz/Şikâyet Formu Merkezin internet sitesinden doldurulabilir.
1.4. İtiraz ve Şikâyet formları e-posta, faks, elden, veya posta ile merkeze teslim edilir. Bunun dışında sözlü başvurular da ilgili formlara işlenerek kayıt altına alınır.

İTİRAZLAR:

· EMSAD MYM, itirazları ele alma sürecinin her seviyesindeki tüm kararlardan sorumludur. İtirazların değerlendirilmesi, İtiraz ve Şikâyet Komitesi’ne havale edilmesi, değerlendirme sonucunda ortaya çıkan görüş doğrultusunda kararların verilmesi, uygulanması, başvuru sahibine gerekli yanıtların iletilmesi ve kayıtların gerekli şekilde kapatılıp kapatılmadığının kontrolü EMSAD MYM Müdürü tarafından gerçekleştirilir. İtirazlar kuruluş içerisinde itiraza konu kişinin haricindeki bir başka kişiye (Sınav Yapıcı/Değerlendirici, İç Doğrulayıcı, Karar Verici) Kalite Yöneticisi tarafından incelenmek ve değerlendirilmek üzere verilir. İtiraz, Kalite Yöneticisi ile ilgili ise süreci EMSAD MYM Müdürü yönetmektedir.

· EMSAD MYM’ye iletilen itiraz ve şikâyetlerin değerlendirilmesi, ilgili kişi aleyhine herhangi bir ayrımcı davranışa yol açmamak adına bağımsız bir İtiraz ve Şikâyet Komitesi ile güvence altına alınmıştır.
· İtiraz ve şikâyetler web sitemizde yayınlanan İtiraz/Şikâyet linki üzerinden elektronik olarak ya da “FR.08 No’lu İtiraz ve Şikâyet Formu” nun doldurulması suretiyle EMSAD MYM’ye elden ulaştırılarak teslim edilir. Sınav sonuçlarına ilişkin yapılacak itirazlar, sonuçların açıklanmasını takiben 7 (yedi) gün içinde yapılmalıdır. Bu sürenin geçirilmesi durumunda sınavlara ilişkin yapılacak itirazlar kabul edilmez.
· Kalite Yöneticisi tarafından itirazın değerlendirilmesi (itirazın gerçekliği, itirazın EMSAD’ı ilgilendirilmesi ve/veya itiraz ya da şikâyet olup olmadığı hususları) yapılır. Bu değerlendirme itirazın alındığı tarihten itibaren en geç 7 (yedi) gün içerisinde gerçekleştirilmektedir. Kalite Yöneticisi yaptığı değerlendirme sonrasında itiraz kuruluş içerisinde itiraza konu kişinin haricindeki bir başka kişiye (Sınav Yapıcı/Değerlendirici, İç Doğrulayıcı, Karar Verici) incelenmek üzere verilir. Bu inceleme sonucu, EMSAD MYM tarafından itiraz edene bildirilir. Sonuç, kişi lehine ise DÖF açılır ve adaya sonuç iletilir. Sonuç kişinin aleyhine olup, kişinin sonuca tekrar itiraz etmesi durumunda İtiraz ve Şikâyet Komitesi 7 (yedi)  gün içerisinde toplanır. Konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en geç 15 (on beş) gün içerisinde itiraz veya şikâyetle ilgili ayrıntılı bir görüş sunar. Ancak Komite15 (on beş) gün içinde görüşünü oluşturamayacak ise gerekçesini EMSAD MYM Müdürüne bildirerek bu süreyi bir 15 (on beş) gün kadar daha uzatabilir. Sunulan görüş doğrultusunda EMSAD MYM Müdürü, Kalite Yöneticisi istişare ederek, itirazı karara bağlar. İtiraz sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılabilir.
· İtirazın sonucu itiraz sahibine Resmi olarak bildirilir.

ŞİKAYETLER

· EMSAD MYM, şikâyetleri web sitesi üzerinden mail yoluyla ya da elden “FR.08No’lu İtiraz ve Şikâyet Formu” almaktadır.
· EMSAD MYM, şikâyet edeni şikâyetin alındığı konusunda bilgilendirmekte, ilerleme raporlarını ve sonucu kendisine resmi olarak sunmaktadır.
· Şikâyetlerin değerlendirilmesi için ilk önce ilgili şikâyetin EMSAD MYM faaliyetleri ile ilgili olup olmadığı EMSAD MYM Müdürü tarafından incelenir ve bu doğrultuda harekete geçilir.
· EMSAD MYM, alınan tüm şikâyetleri yapıcı, tarafsız ve vakitli bir şekilde ele almaktadır. Şikâyetin ele alınması, gizliliğin korunması prensibine dayalı olarak şikâyette bulunan kişinin kimliği ve şikâyetin ne olduğu gibi konular gizlilik şartlarına göre gerçekleştirilir.
· Yapılan şikâyetlerin EMSAD MYM Müdürü tarafından değerlendirilmesi ve sonucunun açıklanması şikâyetin alınmasını takiben 15 (on beş) gün içinde yapılmaktadır.
Şikâyetle ilgili değerlendirme sonucu şikâyet sahibine resmi olarak bildirilir.
· Sonuca gene itiraz edilmesi durumunda İtiraz ve Şikâyet Komitesi 7 (yedi) gün içerisinde toplanır. Konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en geç 15 (on beş) gün içerisinde itiraz veya şikâyetle ilgili ayrıntılı bir görüş sunar. Ancak Komite 15 (on beş) gün içinde görüşünü oluşturamayacak ise gerekçesini EMSAD MYM Müdürüne bildirerek bu süreyi bir 15 (on beş) gün kadar daha uzatabilir. Sunulan görüş doğrultusunda EMSAD MYM Müdürü ilgili personelle istişare ederek, şikâyeti karara bağlar.
· Şikâyet sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılabilir.

2. 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK”) Açıklama Metni

2.1. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler
· İşbu Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Açıklama Metni EMSAD (Elektromekanik Sanayiciler Derneği) tarafından veri sorumlusu sıfatı ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) madde 10’da düzenlenmiş olan aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve EMSAD (Elektromekanik Sanayiciler Derneği) tarafından toplanan, aktarılan, depolanan, işlenen, paylaşılan kişisel veriler hakkında bilgilendirmek amacıyla oluşturulmuştur.
· Kişisel verilerinizin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ile özel hayatın gizliliği ve kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması ilkesine uygun olarak muhafazası, işlenmesi ve mevzuata uygun olarak aktarımı aşamalarında EMSAD MYM olarak veri sorumlusu sıfatıyla hareket ederek gerekli önlemleri alıyoruz.
· Kişisel verileriniz, sair tüm yasal mevzuat gerekliliğinin yanı sıra kurumumuz hizmetlerinin sunulabilmesi ve bu konuda talep ettiğiniz hizmetlere ilişkin iletişim kurulabilmesi ile ilişkili olarak işlenmektedir.

2.2. Kişisel Verilerinizin Aktarılması
· Kişisel verileriniz, yasal olarak aktarılması gereken resmi makamlara, hukuki zorunluluklar nedeniyle ve yasal sınırlamalar çerçevesinde bağımsız denetim şirketlerine, diğer mevzuat hükümleri uyarınca bilgi aktarımına izin verilen kurum ve kuruluşlara ve yine mevzuata uygun şekilde KVK Kanunu’nun 8. ve 9. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde diğer üçüncü kişilere de Kurumumuzca aktarılabilecektir.

2.3. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebepleri
· Kişisel verileriniz Kurumumuz tarafından farklı kanallarla ve farklı hukuki sebeplere dayanarak belgelendirme hizmetimizin yürütülmesi amacıyla toplanmaktadır. Bahsi geçen hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

2.4. Kişisel Veri Sahibinin 6698 Sayılı Kanun’un 11’inci Maddesinde Sayılan Hakları
· 6698 Sayılı Kanun’un 11’inci maddesindeki düzenlemeye göre;
· Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
· Kişisel verileriniz işlenmiş ise buna ilişkin bilgi talep etme,
· Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
· Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
· Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
· 6698 Sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
· İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıktığını düşünüyor iseniz buna itiraz etme,
· Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararınızın giderilmesini talep etme,
· haklarınız bulunmaktadır. Haklarınıza ilişkin taleplerinizi Kuruluşumuza iletmeniz durumunda Kuruluşumuz niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet doğurması halinde Kuruluşumuz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
· Kişisel verilerimin; Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK), Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK) ve çalıştığım firmanın yetkilileri ile paylaşılmasına, işlenmesine, aktarılmasına, toplanmasına, kullanılmasına, mevzuat kapsamındaki haklarım saklı kalmak kaydı ile açıkça bir şekilde rıza verdiğimi, Kabul Beyan ve Taahhüt ederim.